Folha de pagamento: o que é e como fazer

Todo restaurante é uma empresa.

E, como uma, deve cumprir com suas obrigações fiscais e trabalhistas para evitar multas e garantir um negócio próspero.

Nesse sentido, uma das grandes dificuldades de empreendedores e empreendedoras do ramo food service é a folha de pagamento.

Você sabe o que é e para que serve uma?

É o que iremos descobrir no bate-papo de hoje!

Acompanhe até o final!

O que é uma folha de pagamento

A folha de pagamento ou holerite é um documento onde são registradas todas as informações relacionadas ao pagamento de colaboradores, inclusive e principalmente seus salários, benefícios e encargos trabalhistas.

Como você deve imaginar, ela é um instrumento muito importante para a gestão financeira de uma empresa e para o cumprimento das obrigações legais trabalhistas e fiscais, como falamos na introdução do post.

Quando falamos de bares e restaurantes, no entanto, a folha de pagamento pode ser um pouco mais complexa devido à diversidade de cargos e à necessidade de controlar horas extras e gorjetas.

Vale pontuar, aqui, que a folha de pagamento é válida somente para quem trabalha como CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) no seu negócio.

Funcionários PJ (pessoa jurídica) ou que não se encaixam nesse modelo de trabalho, como entregadores, por exemplo, não precisam receber folha de pagamento - e você, como empregador, tampouco precisa emiti-las.

O que diz a lei

A lei que rege a folha de pagamento é a 3.048/99.

Em seu artigo 225, inciso I, parágrafo 9º, toda a obrigatoriedade em volta da elaboração da folha de pagamento é regulamentada.

De acordo com a legislação, a folha de pagamento deve incluir informações básicas como: nome dos colaboradores, com cargo ou tipo de serviço; classificação por categoria; e separação clara do que compõe e do que não compõe a remuneração, incluindo os descontos obrigatórios por lei.

O que não pode faltar na folha de pagamento do seu restaurante

Descrição da remuneração

A gente sabe que, em restaurantes, os salários podem variar muito dependendo da função do funcionário.

Existem diferentes tipos de remuneração, fixas ou por hora.

Tudo vai depender do cargo, nível de escolaridade do funcionário e atividades desenvolvidas.

Gerentes e cozinheiros-chefes geralmente possuem um salário fixo mensal, enquanto garçons, entregadores e barmans recebem com base nas horas em que trabalharam, podendo ser também freelancers.

Nessas horas, um sistema de controle de ponto pode ser interessante!

Aliás, falando em horas, as horas extras também devem ser contabilizadas na folha de pagamento, de acordo com as leis trabalhistas, assim como o trabalho em feriados e domingos, a depender do que é definido via convenção coletiva/sindicato.

Distribuição de gorjetas

De acordo com a nova Lei da Gorjeta, todas as gorjetas recebidas por restaurantes estão isentas de tributos.

Apesar disso, elas devem ser repassadas 100% para os colaboradores e anotadas (média dos últimos doze meses) tanto na folha de pagamento, quanto na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

Saiba mais neste post.

Apresentação dos benefícios

Alguns dos benefícios recebidos pelo colaborador do restaurante devem estar registrados em folha - caso haja desconto do seu salário por conta deles.

São exemplos de benefícios:

Vale-alimentação
Vale-transporte
Plano de saúde
Plano odontológico
Seguro de vida
Academia e crossfit
Auxílio creche
Auxílio educação
Licença-maternidade
Cartão presente
Aplicativos ou iniciativas voltadas para a saúde mental do colaborador
Desconto em empresas do ramo alimentício, saúde ou educação
Entre outros

Cabe lembrar que nem todos esses benefícios são obrigatórios pela CLT, mas valem ser colocados aqui como exemplos pra você saber e conhecer.

Encargos trabalhistas

Os encargos trabalhistas são nada mais, nada menos, que as obrigações legais que o restaurante tem com os seus funcionários, e eles variam de acordo com cada país.

Aqui no Brasil, por exemplo, os principais encargos são:

o INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), que é contribuição previdenciária obrigatória tanto para o empregador quanto para o empregado (calculado com base no salário do empregado);
o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), onde o empregador deposita mensalmente uma porcentagem do salário em uma conta vinculada ao funcionário;
e o IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte), onde o empregador retém o imposto de renda, justamente da folha de pagamento.

Esses encargos, é claro, precisam ser corretamente calculados para garantir que o restaurante esteja em conformidade com a lei e evitar, assim, multas ou sanções.

Questões relacionadas a férias, décimo-terceiro salário, licenças e adicionais, como o de insalubridade, periculosidade e noturno, também devem vir em folha, junto com a quantidade de dias trabalhados, combinado?

Maneiras práticas de fazer uma folha de pagamento

Como dissemos anteriormente, de acordo com a lei, a folha de pagamento deve incluir informações básicas como: nome dos colaboradores, com cargo ou tipo de serviço; classificação por categoria; e separação clara do que compõe e do que não compõe a remuneração, incluindo os descontos obrigatórios por lei.

Neste caso, um exemplo de desconto pode ser o INSS.

Outra informação que deve constar na folha é a data de admissão deste colaborador, bem como as demais bases de cálculo do IRPF e FGTS.

Tendo essas informações, você já consegue emitir a sua folha de pagamento sem maiores problemas.

Na internet, existem diversos modelos prontos, dos mais simples aos mais elaborados.

Basta dar um Google e escolher o seu favorito!

Ainda, contratar um serviço de contabilidade é uma excelente recomendação, pois, além de te ajudar a estabelecer rotinas no seu restaurante, este serviço pode contribuir com o conhecimento das normas e leis, o controle do ponto e das gorjetas, e por aí vai.

Por fim, para que você possa focar muito mais na gestão do seu restaurante, mais uma maneira prática de fazer folha de pagamento é contratar um sistema com área fiscal como o da Yooga.

Fora a própria questão da folha, são muitas as funcionalidades que podem contribuir para a uma Gestão Suave nesta parte do seu negócio, de emissão de notas fiscais a robô de notas, passando também pela área do contador, DRE e conciliação fiscal.

Conheça tudo o que podemos fazer para facilitar a sua vida e fazer com que você ganhe mais dinheiro e tenha menos dor de cabeça!